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POLÍTICAS INTERNAS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS POR PARTE DE TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

LEY 1266 DE 2008 HABEAS DATA

LAGOBO DISTRIBUCIONES S.A. L.G.B. S.A. NIT. 800.135.342-6 en cumplimiento de un deber expreso de la Ley y actuando como Fuente de Información pone a su disposición el Manual de Políticas Internas para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares de la información.  Instructivo  y herramienta que usted deberá usar y aplicar cuando eventualmente tenga que presentar alguna consulta o reclamo sobre la información contenida en nuestra base de datos.

Recuerde señor Titular de la información que sus Reclamos también pueden ser presentados ante el operador de la información, sin embargo, en todo caso, la presentación de su reclamo es un requisito previo antes de acudir a las autoridades jurisdiccionales por medio de la Acción de Tutela o a las administrativas como la Superintendencia de Industria y Comercio, en defensa de su Derecho Fundamental de Habeas Data.

Dado lo anterior es necesario que usted como Titular de la información en caso de requerir algún tipo de atención, presente en todos los casos, una solicitud por escrito que se deberá radicar en el domicilio principal de LAGOBO DISTRIBUCIONES S.A. L.G.B. S.A ubicado en la Cra. 8. N. 20-53 de Pereira, Risaralda.

A partir de la radicación de su solicitud se seguirá el procedimiento establecido por la Ley tal como se indica a continuación:

I. TRÁMITE DE CONSULTAS. Los titulares de la información o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular, que repose en las bases de datos de  LAGOBO DISTRIBUCIONES S.A. L.G.B. S.A. NIT. 800.135.342-6. El operador deberá suministrar a estos, debidamente identificados, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

 La petición, consulta de información se formulará por escrito, con el fin de mantener la evidencia de la consulta.

  La petición o consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 II. TRÁMITE DE RECLAMOS. Los titulares de la información o sus causahabientes que consideren que la información contenida en su registro individual que repose en las bases de datos de  LAGOBO DISTRIBUCIONES S.A. L.G.B. S.A. o del Operador de la Información, debe ser objeto de corrección o actualización podrán presentar un reclamo,  ante  LAGOBO DISTRIBUCIONES S.A. L.G.B. S.A. ante el operador, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas.

 Para ser tramitado ante LAGOBO DISTRIBUCIONES S.A. L.G.B. S.A. como fuente, el procedimiento que se llevará a cabo será el siguiente:

 Recibido el reclamo por parte de la Fuente de información, esta procederá a resolver directamente el reclamo, pero deberá concernir y reportar en las Bases de Datos del Operador de la Información la leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo dentro del registro individual del Titular que presentó el reclamo, dentro de los dos  (2)  días hábiles siguientes a su recibo, de forma que se pueda dar cumplimiento a la obligación de la Ley 1266.

 Para dar respuesta a la petición o reclamo, la Fuente deberá realizar una verificación completa de las observaciones o planteamientos del Titular, asegurándose de revisar toda la información pertinente para poder dar una respuesta completa y de fondo al Titular. Respuesta que en todo caso tendrá por término máximo quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo de la petición o reclamo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora  y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  Para ser tramitado ante el Operador de la información, el procedimiento que se llevará a cabo será el siguiente:

 1.    La petición o reclamo se formulará mediante escrito dirigido al operador del banco de datos, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, se deberá oficiar al interesado para que subsane las fallas. Transcurrido un mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

 2.    Una vez recibido la petición o reclamo completo el operador incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido y deberá incluirse en la información que se suministra a los usuarios.

 3.    El término máximo para atender la petición o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 4.    En los casos en que exista una fuente de información independiente del operador, este último deberá dar traslado del reclamo a la fuente en un término máximo de dos (2) días hábiles, la cual deberá resolver e informar la respuesta al operador en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. En todo caso, la respuesta deberá darse al titular por el operador en el término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de presentación de la reclamación, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, según lo indicado en el numeral anterior.

Para dar respuesta a la petición o reclamo, el operador o la fuente, según sea el caso, deberá realizar una verificación completa de las observaciones o planteamientos del titular, asegurándose de revisar toda la información pertinente para poder dar una respuesta completa al titular.

Sin perjuicio del ejercicio de la acción de tutela para amparar el derecho fundamental del hábeas data, en caso que el titular no se encuentre satisfecho con la respuesta a la petición, podrá recurrir al proceso judicial correspondiente dentro de los términos legales pertinentes para debatir lo relacionado con la obligación reportada como incumplida. La demanda deberá ser interpuesta contra la fuente de la información la cual, una vez notificada de la misma, procederá a informar al operador dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, de forma que se pueda dar cumplimiento a la obligación de incluir la leyenda que diga “información en discusión judicial” y la naturaleza de la misma dentro del registro individual, lo cual deberá hacer el operador dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido la información de la fuente y por todo el tiempo que tome obtener un fallo en firme. Igual procedimiento deberá seguirse en caso que la fuente inicie un proceso judicial contra el titular de la información, referente a la obligación reportada como incumplida, y este proponga excepciones de mérito.

Sólo en el evento de que la petición o reclamo no haya sido atendida, haya sido negada, o fuera atendida desfavorablemente, bien por LAGOBO DISTRIBUCIONES S.A. L.G.B. S.A. o por el Operador de la Información, el Titular de la información estará facultado para acudir al organismo de vigilancia y control (Ley  1266 de  2008, artículo 17 numeral 5), o para ejercer la Acción de Tutela ante los Jueces de la República (Decreto 2591 de 1991, artículo 42, numeral 6). En otras palabras, la facultad del Titular de información para buscar la ayuda del organismo administrativo de vigilancia o el organismo judicial (Juez de Tutela), exige del Titular el agotamiento de un requisito de procedibilidad previo, que es la petición inicial ante LAGOBO DISTRIBUCIONES S.A. L.G.B. S.A. o el Operador de la Información.